ORGANISASI PEMBELAJAR

(LEARNING ORGANIZATION)

A.    PENDAHULUAN

Organisasi pada dasarnya seperti mahluk hidup, kelangsungan hidupnya sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk beradapatasi dengan lingkungan. Perubahan lingkungan strategik organisasi yang sangat cepat dalam berbagai dimensi, seperti teknologi, sosial, ekonomi, perundangan, globalisasi, dll. menuntut organisasi untuk mampu beradaptasi pada perubahan itu. Apabila organisasi terlambat untuk berubah maka sangat besar kemungkinan organisasi akan mundur kinerjanya bahkan, dapat  Punah. Oleh karena itu suatu hal yang harus dilakukan oleh organisasi untuk tetap bertahan dan berkembang adalah organisasi senantiasa mempelajari perubahan lingkungan strategic dan segera beradaptasi pada perubahan itu. Dalam dinamika organisasi tersebut muncul istilah Organisasi Pembelajaran/Belajar dan Pembelajaran Organisasi.

Pada awalnya istilah Organisasi Pembelajaran/Belajar dan Pembelajaran Organisasi memiliki makna yang sama. Namun, seiring dengan perkembangan pengetahuan  kedua istilah tersebut memiliki makna yang berbeda.

Tiga Pembedaan makna pembelajaran organisasi dan organisasi pembelajaran yang sering muncul saat ini yang diungkap oleh para ahli adalah sebagai berikut:

1.         Organisasi Pembelajaran (Learning organization) merupakan suatu format organisasi, sedangkan Pembelajaran Organisasi (Organizational Learning) adalah proses atau aktivitas pembelajaran yang dilakukan dalam organisasi

2.         Organisasi pembelajaran butuh usaha/upaya untuk mewujudkannya sedangkan pembelajaran organisasi dapat terwujud sekalipun tanpa usaha/upaya.

3.         Organisasi Pembelajaran merupakan kebutuhan sedangkan pembelajaran organisasi sebagai bentuk tertentu dari suatu organisasi

B.     PENGERTIAN

Secara umum, konsep learning organization dapat diartikan sebagai kemampuan suatu organisasi untuk terus menerus melakukan proses pembelajaran (self leraning) sehingga organisasi tersebut memiliki ‘kecepatan berpikir dan bertindak’ dalam merespon beragam perubahan yang muncul.

Menurut Peter Senge (1990) Organisasi belajar adalah oraganisasi dimana orang-orang secara terus menerus memperbesar kapasitasnya untuk menciptakan hasil yang benar-benar mereka inginkan, dimana pola berpikir yang ekspansif dan baru terpelihara dengan baik, dimana aspirasi kolektif terwadahi, dan dimana orang terus menerus belajar melihat keseluruhan secara bersama-sama. Dasar pemikiran organisasi semacam itu adalah dalam situasi perubahan yang sangat cepat hanya organisasi yang fleksibel, adaptif, dan produktif yang akan unggul. Agar ini terjadi, organisasi perlu menemukan bagaimana memberi jalan kepada munculnya komitmen dan kapasitas orang untuk bisa belajar disemua level. Bagi sebuah oraganisasi belajar, “belajar adaptasi” harus digabungkan dengan “belajar memproduksi”, pembelajaran yang bisa memperbaiki kapasitas kita dalam mencipta.

Organisasi belajar yang dikemukakan oleh Peter Senge dikenal dengan The Fith Dicipline yaitu berpikir sistem (Systems Thinking), penguasaan pribadi (Personal Mastery), pola mental (Mental Models), Visi Bersama (Shared Vision), Belajar beregu (Team Learning).

1.         Sistem berpikir (System Thinking)

Suatu pandangan cemerlang Peter Senge adalah cara dimana ia menempatkan teori sistem untuk bekerja. Berpikir sistemik adalah landasan konseptual (The Fifth Discipline) dari pendekatannya. Ini merupakan disiplin yang mengintegrasikan orang lain, menggabungkan mereka menjadi suatu tubuh yang koheren antara teori dan praktek. Kemampuan sistem teori untuk memahami dan mengatasi keseluruhan, dan untuk memeriksa keterkaitan antara bagian-bagian yang menyediakan, baik insentif dan sarana untuk mengintegrasikan disiplin ilmu. Peter Senge berpendapat bahwa salah satu masalah utama yang banyak yang ditulis, dan dilakukan atas nama manajemen, adalah bahwa kerangka kerja yang agak sederhana diterapkan untuk sebuah sistem yang kompleks. Orang cenderung untuk berfokus pada bagian parsial daripada melihat keseluruhan, dan gagal untuk melihat organisasi sebagai proses dinamis. Dengan demikian argumen tidak berjalan, apresiasi yang lebih baik dari sistem akan tidak mengarah pada tindakan yang lebih tepat.

Peter Senge mendukung penggunaan ‘sistem peta’ – diagram yang menunjukkan elemen kunci dari sistem dan bagaimana mereka terhubung. Orang perlu melihat masalah sistem, dan dibutuhkan kerja untuk memperoleh blok bangunan dasar dari teori sistem, dan menerapkannya pada organisasi. Di sisi lain, kegagalan untuk memahami dinamika sistem dapat membawa organisasi ke dalam ‘siklus menyalahkan dan membela diri: musuh selalu ada di luar sana, dan masalah selalu disebabkan oleh orang lain.

2.      Penguasaan Pribadi (Personal Mastery)

Organisasi pembelajar hanya terjadi melalui individu yang belajar. Pembelajaran individu tidak menjamin pembelajaran organisasi. Tapi tanpa itu tidak terjadi pembelajaran organisasi. Penguasaan pribadi adalah disiplin terus memperjelas dan memperdalam visi pribadi kita, memfokuskan energi kita, mengembangkan kesabaran, dan melihat realitas obyektif. Melampaui kompetensi dan keterampilan, meskipun melibatkan mereka. Melampaui pembukaan rohani, meskipun melibatkan pertumbuhan rohani. Penguasaan dipandang sebagai jenis khusus dari kemahiran. Ini bukan tentang dominasi, melainkan sebuah keterpanggilan. Visi adalah panggilan bukan hanya sekedar ide yang baik.

Orang dengan penguasaan pribadi tingkat tinggi hidup dalam modus belajar terus menerus. Kadang-kadang, bahasa seperti penguasaan pribadi ‘istilah menciptakan rasa menyesatkan terhadap kepastian. Tapi penguasaan pribadi bukanlah sesuatu yang Anda miliki. Ini adalah sebuah proses. Ini adalah disiplin seumur hidup. Orang dengan penguasaan pribadi tingkat tinggi sangat sadar akan kebodohan mereka, ketidakmampuan mereka, daerah pertumbuhan mereka. Namun mereka sangat percaya diri.

3.      Model Mental (Mental Models)

Ini adalah ‘asumsi yang tertanam, generalisasi, atau bahkan gambar dan gambar yang mempengaruhi bagaimana kita memahami dunia dan bagaimana kita mengambil tindakan. Kita sering tidak menyadari dampak dari asumsi dll seperti pada perilaku kita – dan, dengan demikian, bagian mendasar dari tugas kita adalah untuk mengembangkan kemampuan untuk mencerminkan tindakan. Disiplin model mental dimulai dengan memutar cermin diri; belajar untuk menggali gambar internal kita dari dunia, untuk membawa mereka ke permukaan dan menahan mereka secara ketat untuk pemeriksaan. Hal ini juga termasuk kemampuan untuk melakukan ‘learningful’, di mana orang mengungkapkan pemikiran mereka sendiri secara efektif dan membuat berpikir terbuka terhadap pengaruh orang lain.

Jika organisasi adalah untuk mengembangkan kapasitas untuk bekerja dengan model mental maka akan diperlukan bagi orang untuk belajar keterampilan baru dan mengembangkan orientasi baru, dan untuk mereka untuk menjadi perubahan institusional yang mendorong perubahan tersebut. ‘Mental model yang sudah berdiri kuat menggagalkan perubahan yang dapat berasal dari sistem pemikiran.

4.      Penjabaran Visi Bersama (Shared Vision)

Organisasi terdiri atas berbagai orang yang berbeda latar belakang pendidikan, kesukuan, pengalaman serta budayanya, maka akan sangat sulit bagi organsasi untuk bekerja secara terpadu kalau tidak memiliki visi yang sama. Selain perbedaan latar belakang, organisasi juga memiliki berbagai unit yang pekerjaannya berbeda antara satu unit dengan unit lainnya. Untuk  menggerakkan organisasi pada tujuan yang sama dengan aktivitas yang terfokus pada pencapaian tujuan bersama diperlukan adanya visi yang dimiliki oleh semua orang dan semua unit yang ada dalam organisasi.

Visi itu memiliki kekuatan untuk meningkatkan iman – dan untuk mendorong eksperimentasi dan inovasi. Senge berpendapat bahwa itu juga dapat menumbuhkan kukuatan jangka panjang, yang merupakan dasar dari ‘disiplin kelima dalam bukunya. Praktek visi bersama melibatkan keterampilan menggali bersama ‘gambar masa depan’ bahwa komitmen adalah motiv dasar manusia bukan hanya karena kepatuhan seseorang.

Visi menyebar karena ada proses penguatan. Ada peningkatan kejelasan, antusiasme dan komitmen yang menular pada orang lain dalam organisasi. ‘Sebagaimana orang berbicara, visi tumbuh lebih jelas. Karena mendapat lebih jelas, antusiasme untuk manfaatnya tumbuh. Ada ‘batas-batas pertumbuhan’ dalam hal ini, tetapi mengembangkan jenis-jenis model mental yang diuraikan di atas dapat secara signifikan memperbaiki masalah. Dimana organisasi dapat melampaui cara pikir linier dan memahami sistem pemikiran yang luas maka ada kemungkinan membawa visi ke sebuah hasil.

5.      Tim Belajar (Team Learning)

Pembelajaran dapat dianggap sebagai ‘proses menyelaraskan dan mengembangkan kapasitas tim untuk menciptakan hasil yang anggotanya sungguh-sungguh menginginkannya. Ini didasarkan pada penguasaan pribadi dan visi bersama – tetapi ini tidak cukup. Orang harus mampu untuk bertindak bersama-sama. Ketika tim belajar bersama, Peter Senge menunjukkan, tidak hanya akan ada hasil yang baik bagi organisasi, anggota akan tumbuh lebih cepat dari yang bisa saja terjadi sebaliknya.

Disiplin belajar tim dimulai dengan ‘dialog’, kapasitas anggota tim untuk menangguhkan asumsi dan masuk ke dalam suatu kesatuan berpikir bersama. Bagi orang Yunani dialog artinya logos yang berarti bebas-mengalir jika makna melalui kelompok, yang memungkinkan kelompok untuk menemukan wawasan dan tidak dicapai secara individual. Itu juga mencakup belajar bagaimana mengenali pola-pola interaksi dalam tim yang melemahkan belajar. Senge berpendapat, ada kemungkinan untuk menciptakan bahasa yang lebih cocok untuk menangani kompleksitas, dan berfokus mendalam pada masalah struktural bukannya dialihkan oleh pertanyaan dari gaya kepribadian dan kepemimpinan. Memang sepertinya ada penekanan pada dialog dalam karyanya sehingga hampir bisa diletakkan di samping sistem berpikir sebagai fitur sentral dari pendekatannya

Kini makin banyak organisasi berbasis team, hal ini terjadi karena organisasi dibuat dalam  lintas fungsi yang biasanya berbasis team. Kemampuan organisasi untuk mensinergikan kegiatan team ini ditentukan oleh adanya visi bersama dan kemampuan berfikir sistemik. Namun demikian tanpa adanya kebiasaan berbagi wawasan sukses dan gagal yang terjadi dalam suatu team, maka pembelajaran organisasi akan sangat lambat, dan bahkan berhenti. Pembelajaran dalam organisasi akan semakin cepat kalau orang mau berbagi wawasan dan belajar bersama-sama. Oleh karena itu semangat belajar dalam team, cerita sukses atau gagal suatu team harus disampaikan pada team yang lainnya. Berbagi wawasan pengetahuan dalam tim menjadi sangat penting untuk peningkatan kapasitas organisasi dalam menambah modal intelektualnya

Pedler dan Dixon  (2001) mendefinisikan organisasi belajar sebagai organisasi yang memfasilitasikan pembelajaran bagi anggotanya dan mentransformasikan secara sadar dalam konteks organisasi, maksud dan tujuannya untuk terus menerus mentransformasikan organisasi untuk memenuhi kepuasan stakeholder.

Michael Marquadt (2001) mendefinisikan organisasi yang belajar secara kolektif dan bersemangat, dan terus menerus mentransformasikan dirinya pada pengumpulan, pengelolaan, dan penggunaan pengetahuan yang lebih baik bagi keberhasilan perusahaan.

Stephen Robbins (2002) mengemukakan bahwa organisasi belajar diperlukan bagi manajemen untuk mengembangkan kapasitas organisasi secara berkesinambungan untuk menyesuaikan diri dan melakukan perubahan. Organisasi belajar mendorong para manajer terus berupaya meningkatkan kemampuan baik individual maupun kelompok, untuk berpikir dan berperilaku kreatif dan mengoptimalkan potensinya melalui pembelajaran. Organisasi belajar dapat mendorong para manajer terus berupaya meningkatkan kemampuan baik individual maupun kelompok, untuk berpikir dan berperilaku kreatif dan mengoptimalkan potensinya melalui pembelajaran. Dengan terjadinya proses pembelajaran berarti para manajer memotivasi dan memampukan para karyawan untuk mengambil keputusan serta terus menerus guna meningkatkan efektivitas organisasi.

C.    KARAKTERISTIK ORGANISASI PEMBELAJAR

Karakteristik dari organisasi pembelajaran adalah keyakinan bahwa individu akan proaktif untuk meningkatkan keinginan diri, berusaha maju dan terus belajar dengan menciptakan iklim organisasi yang terbuka dan arus informasi yang jelas. Kondisi ini nantinya akan menghasilkan proses yang terus berkesinambungan dengan tetap mengacu pada kondisi internal organisasi yang pada akhirnya mengacu pada kondisi dan tuntutan eksternal di luar organisasi.

D.    RUANG LINGKUP ORGANISASI PEMBELAJAR

Learning Organization meliputi adanya perkembangan yang berkelanjutan dan penyesuaian terhadap perubahan yang ada dan mampu menciptakan tujuan dan/atau pendekatan yang baru. Pembelajaran ini harus menyatu pada cara organisasi menjalankan kegiatannya. Pembelajaran dalam hal ini berarti:

1.      Bagian dari kegiatan kerja sehari-hari.

2.      Diterapkan pada individu, unit kerja dan perusahaan.

3.      Bersifat mampu memecahkan masalah pada akar penyebabnya.

4.      Fokus pada tersebarnya pengetahuan di seluruh stuktur organisasi

5.      Digerakkan oleh kesempatan untuk mendapatkan perubahan yang signifikan dan mengerjakan dengan lebih baik.

Sumber-sumber pengetahuan dan pembelajaran ini bisa berasal dari gagasan dan pendapat para karyawan, research & development (R&D), masukan dari para pelanggan, saling tukar/bagi pengalaman dan benchmarking(perbandingan). Learning Oganization mencakup banyak hal, terutama pada individu dalam organisasi misalnya, karyawan dalam perusahaan.

Keberhasilan karyawan sangat tergantung pada diperolehnya kesempatan untuk mempelajari dan mempraktikkan hal dan keahlian yang baru. Perusahaan berinvestasi pada pendidikan, pelatihan dan berbagai kesempatan lain yang diberikan pada para karyawannya untuk tumbuh dan berkembang. Kesempatan tersebut dapat berupa rotasi pekerjaan, kenaikan gaji pada karyawan yang berprestasi dan/atau terlatih. On-the-job training merupakan suatu cara yang efektif untuk melatih dan menarik garis hubungan yang lebih baik antara kepentingan dan prioritas perusahaan.

E.     PROSES ORGANISASI PEMBELAJAR

Prof. Jann Hidajat Tjakraatmadja, memberikan pandangan mengenai tiga gelombang "pembelajaran" (learning).

1.             Pada gelombang pertama, organisasi dan perusahaan berkonsentrasi pada peningkatan proses kerja (improve work process). Dalam fase ini, munculah konsep "kaizen", TQM, dan konsep-konsep lain yang berbasiskan pada mengatasi hambatan dan batasan.

2.             Selanjutnya, fase kedua memfokuskan pada peningkatan mengenai bagaimana cara bekerja (improve how to work). Fase ini banyak berkutat pada improvisasi cara berpikir dan pembelajaran mengenai masalah-masalah sistem yang dinamis, kompleks, dan mengandung konflik.

3.             Pada gelombang ketiga, konsep pembelajaran benar-benar tertanam dalam organisasi sebagai cara pandang dan berpikir para pimpinan dan juga pekerja.

F.     TIPE ORGANISASI PEMBELAJAR

Organisasi Belajar lebih dari sekedar pelatihan (training). Pelatihan membantu seseorang mengembangkan ketrampilan dalam bidang tertentu, sedangkan organisasi belajar mengembangkan ketrampilan dan pengetahuan pada tingkat yang lebih tinggi. Ada emapat tipe pembelajaran yang dikembangkan dalam organisasi belajar.

1.         Mempelajari fakta-fakta, pengetahuan, proses, dan prosedur. Diaplikasikan pada situasi buruk yang telah diketahui.

2.         Mempelajari ketrampilan kerja baru yang bisa ditransfer ke situasi lain. Diaplikasikan pada situasi baru yang memerlukan perubahan. Membawa pakar dari luar organisasi merupakan cara yang bermanfaat.

3.         Belajar beradaptasi. Diaplikasikan pada situasi yang lebih dinamis, di mana perlu dikembangkan cara pemecahan masalah. Percobaan (eksperimen), dan menarik pelajaran dari kegagalan dan keberhasilan organisasi lain merupakan cara pembelajaran yang tepat.

4.         Belajar mempelajari sesuatu. Di sini kita bicarakan inovasi dan kreativitas; merancang masa depan, tidak sekedar beradaptasi. Jika organisasi sudah mencapai tingkat ini maka yang dijadikan sasaran tidak hanya pada organisasi, melainkan juga pada semangat industrial.

Keempat tipe pembelajaran tersebut dapat diaplikasikan ke tiga tingkat peserta belajar : INDIVIDU – KELOMPOK – ORGANISASI

G.    HAMBATAN ORGANISASI PEMBELAJAR

Hambatan-hambatan organisasi pembelajaran dapat berasal dari

1.         Individu.

Hambatan individu diantaranya:

a.         adanya anggapan umum pengetahuan adalah kekuatan. Dengan berbagi pengetahuan berarti ada kekuatan yang akan hilang dan diambil oleh orang lain.

b.        Adanya paradigma jika berasal dari orang lain, maka saya tidak akan menerima. Mental not invented here menjadi penghambat yang besar ketika segala sesuatu dari luar dianggap tidak perlu dipelajari atau diikuti meskipun baik.

c.         Tidak menyadari betapa pentingnya proses berbagai (sharing) dalam pembelajaran,

d.        Keterbatasan waktu,

e.         Merasa sudah berada di zona nyaman (comfort zone) sehingga malas untuk belajar atau berubah.

2.         Organisasi

Hambatan organisasi diantaranya:

a.         Kurangnya dukungan dari top management,

b.        Budaya organisasi yang tidak bersahabat dengan proses pembelajaran

c.         Kegiatan belajar  bukan merupakan cara kerja organisasi.

H.    Solusi Mengatasi Hambatan-hambatan dalam Learning Organization.

Faktor-faktor penghambat hanya dapat diatasi bilamana pemimpin organisasi mempunyai komitmen yang kuat untuk melaksanakan perbaikan secara berkelanjutan, memiliki visi yang jelas dan mengkomunikasikannya kepada seluruh anggota organisasi. Efektivitas Learning Organization akan sangat tergantung pada sampai sejauh mana pimpinan mendukung proses tersebut, empowerment secara efektif, dan tidak memandang empowerment sebagai ancaman. Intinya, Learning Organization dengan dukungan kepemimpinan visioner bertujuan menciptakan budaya organisasi yang sehat dan positif dalam upaya mencapai cita-cita (visi) bersama. Hanya pemimpin yang mempunyai visi yang jelas dan mengkomunikasikannya secara konsisten kepada semua anggota organisasi (visionary leader) serta mengevaluasi pencapaian visi secara periodik yang mampu membawa organisasinya ke arah perubahan yang diinginkan. Visi yang tidak jelas dan tidak dipahamioleh semua orang dalam organisasi mengakibatkan iklim kerja menurun dan budaya kerja berbasis kinerja sulit dicapai secara maksimal. Seorang pimpinan yang tidak memiliki visi,sebenarnya telah kehilangan kredibilitasnya sebagai seorang panutan.